I vantaggi di saper usare la PEC
- Matteo Farina
- 15 mar
- Tempo di lettura: 6 min
Aggiornamento: 23 mar
"So di non essere Aranzulla, ma era da tempo che volevo scrivere un articolo bello tecnico sulla PEC"
Qui ti farò scoprire tutti i vantaggi che la PEC può offrirti, dal risparmio di tempo e denaro alla sicurezza delle tue comunicazioni, fino alle opportunità che può aprire nella tua vita professionale e personale.
Esploreremo insieme:
Cos'è veramente la PEC e come funziona
I benefici economici e pratici del suo utilizzo
Come la PEC può semplificare i rapporti con la Pubblica Amministrazione
Le opportunità professionali che si aprono sapendola usare
Come attivare e gestire la tua casella PEC
Come sempre non mancheranno le mie esperienze personali verso la fine.
Quindi, sei pronto/a a scoprire come un semplice strumento digitale può trasformare il modo in cui comunichi ufficialmente?
Se si, partiamo!
Cos'è la PEC e Come Funziona
Prima di addentrarci nei vantaggi, facciamo chiarezza su cosa sia esattamente questo strumento.
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di comunicazione elettronica che garantisce l'invio e la ricezione di messaggi con valore legale equiparabile a quello della raccomandata con ricevuta di ritorno.
A differenza della normale email, la PEC fornisce:
Prova legale dell'invio e della consegna
Certezza del contenuto trasmesso
Tracciabilità completa delle operazioni
Identificazione certa del mittente
"Ok Teo, ma come funziona in pratica?"
Quando invii un messaggio tramite PEC, il sistema genera automaticamente delle ricevute che attestano l'avvenuto invio e la consegna.
Queste ricevute hanno valore legale e possono essere utilizzate come prova in caso di contestazioni.
Pensa a quanto è rivoluzionario: niente più file alle poste, niente più attese per la consegna delle raccomandate, niente più timori che il destinatario possa negare di aver ricevuto la tua comunicazione!
Se non mi avesse cambiato la vita, non starei scrivendo questo articolo dopo tutto!
I Benefici Economici della PEC
Parliamo ora di soldi, perché sì, la PEC può farti risparmiare parecchio!
Utilizzare la PEC ti consente di abbattere drasticamente i costi legati alla corrispondenza ufficiale, eliminando spese di stampa, affrancatura e trasporto tipiche delle comunicazioni cartacee.
Facciamo un semplice calcolo:
Una raccomandata A/R costa mediamente 5-7 euro
Una P.E.C. costa circa 5-30 euro... all'anno!
Se invii anche solo una decina di raccomandate in un anno, la PEC si è già ripagata da sola.
E se sei un professionista o un'azienda che invia decine o centinaia di comunicazioni ufficiali, il risparmio diventa davvero significativo.
Ma non è solo questione di denaro. Pensa al tempo che risparmi:
Niente più code agli uffici postali
Invio immediato, 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Nessun tempo perso per la compilazione manuale di moduli
Archivio digitale facilmente consultabile
Il tempo è denaro, e con la PEC io ne sto risparmiando davvero tanto!
La PEC nei Rapporti con la Pubblica Amministrazione
Se c'è un ambito in cui la PEC brilla particolarmente, è quello dei rapporti con la Pubblica Amministrazione.
La PEC è ormai il canale privilegiato per comunicare con enti pubblici, semplificando procedure che un tempo richiedevano interminabili file agli sportelli e montagne di carta.
Ecco alcuni esempi pratici di come la PEC può semplificarti la vita:
Partecipazione a concorsi pubblici
Comunicazioni con Agenzia delle Entrate e INPS
Iscrizione a registri pubblici
Richieste di documenti e certificati
Presentazione di istanze e autocertificazioni
La cosa bella è che sempre più servizi pubblici stanno integrando la PEC nei loro processi, rendendo tutto più veloce e trasparente.
Immagina di poter risolvere in pochi minuti questioni che prima ti avrebbero richiesto giorni di permessi dal lavoro e file interminabili!
La PEC per Professionisti e Aziende
Se sei un professionista o hai un'attività, la PEC non è solo utile, è essenziale!
Per liberi professionisti, imprese e società, la PEC è diventata obbligatoria per legge, ma rappresenta anche un'opportunità per efficientare i processi e migliorare la comunicazione con clienti, fornitori e istituzioni.
Con la PEC puoi:
Inviare e ricevere fatture elettroniche
Partecipare a gare d'appalto
Depositare bilanci e atti societari
Comunicare ufficialmente con clienti e fornitori
Inviare contratti con valore legale
Non solo adempimenti, però!
La PEC ti permette anche di costruire un'immagine professionale più solida: dimostra ai tuoi clienti e partner che sei al passo con i tempi e che valorizzi la certezza e la sicurezza nelle comunicazioni.
Sicurezza e Privacy: I Punti di Forza della PEC
In un'epoca in cui la sicurezza digitale è sempre più importante, la PEC offre garanzie che la normale email non può dare.
La PEC utilizza protocolli di crittografia avanzati che garantiscono l'integrità del messaggio e degli allegati, proteggendo le tue comunicazioni da intercettazioni e manomissioni.
Ecco perché la PEC è sicura:
Identità del mittente verificata
Contenuto del messaggio inalterabile
Impossibilità di negare l'invio o la ricezione
Tracciabilità completa
Protezione da spam e phishing
Pensa a quante volte ti è capitato di dubitare della provenienza di un'email o di temere che un messaggio importante potesse finire nello spam.
Con la PEC, questi problemi non esistono!
Come Attivare e Gestire la Tua PEC
Ora che ti ho convinto dei vantaggi della PEC, vediamo come puoi attivarla e utilizzarla al meglio.
Attivare una PEC è semplice ed economico: basta scegliere un gestore autorizzato, completare la procedura di registrazione e in pochi minuti avrai la tua casella di posta certificata pronta all'uso.
Ecco i passaggi principali:
Scegli un gestore tra quelli autorizzati (come Aruba, Poste Italiane, Infocert)
Registrati fornendo i tuoi dati personali e un documento d'identità
Scegli il piano che fa per te (spesso ci sono opzioni per privati, professionisti e aziende)
Completa il pagamento
Attiva la casella seguendo le istruzioni che riceverai
Una volta attivata, gestire la PEC è molto simile a gestire una normale email.
Potrai accedere tramite webmail o configurare client di posta come Outlook o Thunderbird.
Un consiglio: crea una struttura di cartelle per organizzare i messaggi e conserva sempre le ricevute di accettazione e consegna, ti saranno utili in caso di contestazioni!
PEC e Firma Digitale: Il Binomio Vincente
Per sfruttare al massimo le potenzialità della PEC, considera di abbinarla alla firma digitale!
La combinazione di PEC e firma digitale rappresenta il massimo dell'efficienza e della validità legale per le tue comunicazioni, permettendoti di gestire interamente online contratti e documenti che altrimenti richiederebbero la presenza fisica.
Con questo binomio puoi:
Firmare contratti a distanza
Autenticare documenti
Presentare dichiarazioni e istanze
Partecipare a bandi e gare
Completare procedure burocratiche interamente online
Si tratta di un vero e proprio ufficio virtuale che ti permette di gestire qualsiasi pratica senza muoverti da casa o dall'ufficio.
Nel 2024, grazie alla firma digitale, ho potuto affrontare la successione ereditaria dopo la scomparsa del mio caro Papà con grande rapidità, risparmiando così settimane di permessi da lavoro per andare al CAF!
Errori Comuni e Come Evitarli
Come ogni strumento, anche la PEC richiede alcune accortezze per essere utilizzata al meglio.
Conoscere gli errori più comuni nell'uso della PEC ti permetterà di sfruttarne appieno le potenzialità evitando situazioni spiacevoli o perdite di tempo.
Ecco cosa evitare:
Non controllare regolarmente la casella PEC
Dimenticare di conservare le ricevute
Usare la PEC per comunicazioni non ufficiali
Non verificare la corretta digitazione dell'indirizzo del destinatario
Ignorare le notifiche di mancata consegna
Ricorda che la PEC ha valore legale: una comunicazione inviata via PEC si considera legalmente ricevuta anche se il destinatario non la legge.
Quindi è fondamentale controllare regolarmente la propria casella!
Esperienze personali
Lo ammetto: nel 2021 fui obbligato dai miei titolari a fare la PEC per poter ricevere principalmente le buste paga.
Diciamo che questo fu uno dei pochissimi eventi forzati che mi hanno portato inevitabilmente dei benefici.
Grazie alla PEC nel corso degli anni ho potuto eseguire svariate operazioni come quelle che ti ho scritto nei paragrafi precedenti.
Ho potuto fare reclami e disdette (soprattutto con gli operatori telefonici che mi aumentavano all'improvviso le bollette!).
Ho risparmiato soprattutto un sacco di tempo evitando di andare fisicamente in posta o da altre parti.
E poi tornando alle buste paga del lavoro: posso tenerle perfettamente sotto controllo (soprattutto quando non arrivano) in modo da poterle richiedere, scaricare oppure stampare.
Se dovessi trovare un sinonimo alla PEC sarebbe: SICUREZZA.
Quando invio una PEC, ho sempre infatti la sicurezza che il messaggio arrivi per forza al destinatario.
Nella burocrazia, ci sono cose che non possono assolutamente aspettare, e quando vedo la doppia spunta "simil Whatsapp" che indica l'avvenuta ricezione del messaggio, mi sento nettamente più tranquillo.
Come se avessi un super potere contro le frodi o altre menate burocratiche!
Conclusioni
Siamo giunti alla fine di questo viaggio alla scoperta della PEC e dei suoi vantaggi.
Imparare a usare la PEC non è solo un adempimento burocratico, ma un vero e proprio investimento che ti permetterà di risparmiare tempo e denaro, comunicare in modo sicuro e affrontare con maggiore serenità i rapporti con istituzioni, clienti e fornitori.
Il mio consiglio? Non aspettare che diventi obbligatoria per te, se ancora non lo è.
Attivala subito e inizia a familiarizzare con questo potente strumento.
"Ti assicuro personalmente che, una volta provati i vantaggi della PEC, non tornerai più indietro!"
E tu, hai già una PEC? Stai pensando di attivarla? Spero che questo articolo ti abbia fornito tutte le informazioni necessarie per fare una scelta consapevole.
Ricorda: nel mondo digitale di oggi, essere un passo avanti fa la differenza, e la PEC è sicuramente un passo nella giusta direzione.
Come sempre ti mando un forte abbraccio virtuale e conto di ritrovarti nel mio prossimo articolo, oppure nel FORUM che ho da poco creato, così potrai parlarne con gli altri membri della family!
Con affetto
Teo
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